Subsidie aangevraagd, en nu? In vijf stappen naar een jaarplan

01

Eerst even ademhalen

De aanvraag is de deur uit. Dat was veel werk: domeinen kiezen, uren berekenen, gesprekken met het bestuur, handtekeningen verzamelen en alles op tijd indienen. Het is begrijpelijk als je daarna even niets meer met het onderwerp te maken wilt hebben.

Toch begint het echte werk nu pas. Tussen een goedgekeurde aanvraag en een volle woensdagmiddag zit een heel jaar aan keuzes. Welke activiteiten passen bij jullie school? Wie begeleidt de kinderen? Hoe laat begint het, en waar? En hoe laat je straks zien wat er met het geld is gebeurd?

Het goede nieuws: je hoeft niet alles tegelijk te regelen. Als je de stappen hieronder op volgorde afwerkt, staat het eerste blok op tijd en heb je voor de rest van het jaar een stevige basis.

02

1. Zet je uren om in een weekritme

In de aanvraag staat een aantal uren per week. Dat getal zegt nog weinig over hoe een week er straks uitziet. Vertaal het daarom eerst naar een ritme: op welke dagen, op welke tijden en voor welke groepen.

Kijk daarbij kritisch naar wat haalbaar is. Een middag die om 14.00 uur begint, is voor de onderbouw prima, maar de bovenbouw zit dan misschien nog in de klas. Een activiteit van twee uur klinkt efficiënt, maar voor groep 3 is dat lang. Houd ook rekening met wisselen, opruimen en naar een andere ruimte lopen: dat kost al snel tien minuten per activiteit.

• ●Welke middagen zijn haalbaar voor leerlingen én begeleiders?
• ●Hoeveel uur per middag, inclusief wisselen en opruimen?
• ●Doen alle groepen mee, of begin je met een deel?
• ●Zijn er dagen waarop gymzaal of aula al bezet zijn?

03

2. Verdeel het jaar in blokken

Blokken van ongeveer tien schoolweken werken in de praktijk goed. Het is lang genoeg om iets op te bouwen: kinderen leren een vaardigheid, maken een product of oefenen naar een voorstelling toe. En het is kort genoeg om bij te sturen als iets niet loopt.

Leg de blokken om de schoolvakanties heen. Een blok dat halverwege stilvalt door de herfstvakantie, verliest vaart. Kinderen zijn na de vakantie vergeten waar ze gebleven waren, en aanbieders moeten opnieuw beginnen. Kijk daarbij naar de vakantiedata van jullie eigen regio; die verschillen soms een week tussen noord, midden en zuid.

Een bijkomend voordeel van blokken: ouders en kinderen weten waar ze aan toe zijn. Een aanmelding voor tien weken is overzichtelijker dan een eindeloze reeks losse middagen.

04

3. Kies per domein wat bij jullie school past

In de aanvraag heb je domeinen gekozen, zoals sport, cultuur of sociale ontwikkeling. Nu is het tijd om per domein te bepalen wat daar concreet onder valt. Begin niet bij het aanbod, maar bij je leerlingen en je visie.

Een school die werkt met Kanjertraining kiest voor sociale ontwikkeling misschien activiteiten die daar direct op aansluiten, zoals weerbaarheid of samenwerkingsspellen. Een school met een sterk techniekprofiel geeft cognitieve ontwikkeling meer ruimte. En een school waar veel kinderen weinig bewegen, zet sport vaker in het rooster.

Zorg per blok voor afwisseling tussen bewegen, maken en denken. Een programma met alleen maar sport of alleen maar knutselen trekt steeds dezelfde kinderen. Juist de afwisseling zorgt dat meer kinderen iets vinden dat bij hen past.

• ●Begin bij wat leerlingen nu missen
• ●Kijk wat er al is en goed loopt; dat hoef je niet te vervangen
• ●Houd per blok variatie tussen bewegen, maken en denken
• ●Vraag leerlingen wat zij willen ontdekken

05

4. Leg aanbieders op tijd vast

Goede aanbieders zitten snel vol, zeker op populaire middagen zoals woensdag. Vraag bij het boeken daarom naar beschikbaarheid voor het hele blok, niet per week. Een aanbieder die tien weken lang dezelfde groep begeleidt, bouwt een band op met de kinderen, en dat merk je aan de kwaliteit.

Spreek bij het vastleggen een paar dingen expliciet af. Wat gebeurt er bij ziekte of uitval, aan beide kanten? Wat heeft de aanbieder nodig aan ruimte en materiaal? Wie is het aanspreekpunt vanuit school? En hoe zit het met de VOG? Hoe duidelijker je dit vooraf regelt, hoe minder je er tijdens het blok over hoeft te mailen.

• ●Beschikbaarheid voor het hele blok
• ●Afspraken bij ziekte en uitval
• ●Benodigde ruimte en materialen
• ●Eén vast aanspreekpunt vanuit school
• ●VOG en ervaring met de leeftijdsgroep

06

5. Regel de administratie vanaf dag één

Aan het eind van het jaar wil de subsidieverstrekker weten wat er is gebeurd. Welke activiteiten, in welk domein, hoeveel uur, en hoeveel kinderen deden mee? Veel scholen denken daar pas in de zomer aan, en besteden dan dagen aan het zoeken van lijsten en het mailen van aanbieders.

Houd daarom vanaf de eerste week bij wie er meedeed en hoe vaak. Dat kost een paar minuten per middag, en het levert je aan het eind van het jaar veel tijd op. Bovendien zie je onderweg al waar het wringt: een activiteit waar de opkomst terugloopt, of een groep die niet bereikt wordt.

• ●Aanwezigheid per middag, per activiteit
• ●Welke activiteit in welk domein viel
• ●Het aantal gegeven uren
• ●Een korte evaluatie per blok

07

Hulp nodig bij de planning?

Met het jaarprogramma van Edukompas vul je een paar vragen in over je school, de uren en de domeinen uit je aanvraag. Je krijgt een eerste versie van je jaar, afgestemd op de missie en visie van je school, met activiteiten per blok. Daarna regel je aanbieders, roosters, aanmeldingen en aanwezigheid op één plek. Liever dat wij de organisatie oppakken? Dat kan ook.