Verantwoording School & Omgeving: wat je bijhoudt en wat je inlevert

01

Twee documenten, twee afzenders

De verantwoording van School & Omgeving bestaat uit twee delen. Het eindverslag komt van de vestiging zelf: daarin geef je aan of je het aantal klokuren uit je aanvraag hebt gerealiseerd, en je reflecteert inhoudelijk op het aanbod. Het kwaliteitsrapport komt van de regievoerder van de lokale coalitie, namens alle deelnemende scholen, uiterlijk 1 november 2028.

Voor de periode 2025–2028 is er geen verantwoordingstool. Je houdt zelf bij in hoeverre je de aangevraagde uren realiseert en geeft het aantal gerealiseerde uren aan het eind door aan DUS-I. Begin 2026 heeft DUS-I een uitgebreidere toelichting op de verantwoording aangekondigd; houd die in de gaten.

02

De uren: wat je moet kunnen laten zien

De kern van het eindverslag is het aantal gerealiseerde klokuren per schooljaar, afgezet tegen de aanvraag. Daar geldt de 75%-norm: minder dan 75% per schooljaar betekent terugbetalen van het deel boven de 25% afwijking.

Wat je daarvoor nodig hebt is een overzicht per activiteit: datum, tijd, klokuren, categorie, aanbieder. Dat overzicht bouw je op tijdens het jaar, niet erna. Presentielijsten per les zijn het bewijs dat de activiteit heeft plaatsgevonden; facturen van aanbieders bevestigen wie het heeft gegeven.

• ●Per activiteit: datum, tijd, klokuren, categorie, aanbieder, groepen
• ●Per les: presentielijst
• ●Per blok: totaal gerealiseerde uren tegenover planning
• ●Per schooljaar: totaal tegenover aanvraag, met de 75%-check

03

De leerlingen: inspanning, geen telling

Voor het aantal leerlingen geldt een inspanningsverplichting. Je doet je best om het programma aan te bieden aan het aantal leerlingen dat je hebt opgegeven, en je moet kunnen laten zien dat je je daarvoor hebt ingespannen. Een poster, een brochure of een inschrijfformulier is daarvoor voldoende.

Je hoeft voor de verantwoording niet bij te houden hoeveel leerlingen uiteindelijk hebben meegedaan. Veel scholen doen dat toch, omdat het voor de eigen evaluatie en het kwaliteitsrapport nuttig is. Maar het is geen eis.

04

Het kwaliteitsrapport: negen vragen

Tijdens de subsidieperiode wordt van scholen gevraagd hun kwaliteit zelf te monitoren, met het format en de handreiking van de Gelijke Kansen Alliantie. Aan het eind beantwoordt de coalitie in het kwaliteitsrapport negen verplichte vragen. Ze gaan over de samenhang tussen de visie van de coalitie en het gemeentelijk beleid, de bestuurlijke afspraken, hoe je volgt of het programma bijdraagt aan de doelen voor leerlingen, de samenwerking met de omgeving, de organisatiestructuur, de fysieke en mentale veiligheid van kinderen, de samenhang van het activiteitenplan, de gezamenlijke omgangsafspraken en de evaluatiecyclus.

Je hoeft dat rapport niet zelf te schrijven, maar je levert er de bouwstenen voor aan. Een korte evaluatie per blok, met wat goed ging en wat je aanpast, is precies wat de regievoerder nodig heeft. Wie dat vier keer per jaar doet, heeft in 2028 een dossier in plaats van een herinnering.

05

VOG, verzekering, aanbesteding en btw

De school zorgt ervoor dat iedereen die met leerlingen werkt een Verklaring Omtrent het Gedrag heeft. Dat geldt voor alle aanbieders. De school hoeft de VOG's niet zelf te bewaren; je kunt daarover afspraken maken in een samenwerkingsovereenkomst. Leg wel vast dat je het hebt gecontroleerd.

Over aansprakelijkheid: de meeste schoolbesturen hebben een collectieve ongevallenverzekering die ook evenementen in schoolverband dekt. Vraag bij het bestuur of de verzekeraar na of het aanvullende aanbod daaronder valt. Scholen zijn vaak een aanbestedende dienst; boven de drempelbedragen gelden de aanbestedingsregels. En voor btw geldt geen speciale uitzondering, wel de gewone vrijstellingen voor onderwijs, sport en cultuur. Twijfel je, dan is dat een vraag voor de accountant, niet voor de aanbieder.

06

Zo heb je het dossier klaar zonder het te maken

Het verschil tussen een rustige en een gespannen verantwoording is niet de hoeveelheid werk, maar wanneer je het doet. Als uren, presentie en facturen per activiteit worden vastgelegd op het moment dat de activiteit plaatsvindt, is het eindverslag een export, geen project.

Dat is ook waarom het loont om boekingen, presentie en facturen op één plek te houden. Niet omdat DUS-I dat vraagt, maar omdat je dan in 2028 niet drie jaar mail hoeft terug te lezen.